進級・進学時の提出書類、悩まずサクサク書くために

3月に入り、桜の開花予想が話題になりはじめますね。

春は進級・進学のシーズン。毎年保育園や学校へ提出する書類と格闘します。子ども1人に対して書類の枚数が多いのもこの時期の特徴かも。

お子さんの多いご家庭では大仕事ですよね。しかも兄弟がそれぞれ進学するタイミングだと、書類のフォーマット自体が各々はじめて目にするものになるので、記入例があっても大変！

我が家は今回、兄妹ともに進級するだけなので、提出書類の年度の数字表記が2019から2020に変わる程度。

内容は変わらないのでただ記入すればいいのですが、いつも考え込んでしまうのが
・夫の勤務先情報
・緊急連絡先や引き渡しカードに記載する代理人の連絡先
・それぞれの職場からの所要時間
など。

毎回同じなんだから、コピーして残しておこう！と10年前は紙ベースで保管していました。
ただ、ちょっと参考にするだけなのに、紙を使うのがもったいない気がしていたんですよね。

その後数年は、記入し終えた書類をスキャナーで読み込み、PDFデータとしてパソコンに保存する方式に。紙を使わなくていい上に、「モノ」としての保管場所も必要なくなったのですが、パソコンを立ち上げないと見ることができないのでちょっと面倒。

そして、ここ数年はスマホアプリを活用するようになりました。

EvernoteとScannable。

‎Evernote

‎思い浮かんだアイデアをその場で記録。ノート、ToDo、スケジュールをまとめて管理して、毎日をサクサク進めましょう。職場でも自宅でも外出先でも、やるべきことをこなせます。Evernote はご利用のすべてのデバイスで同期するため、どこにいても生産性を維持できます。移動中に ToDo リストを確認したり、Google カレンダーと連携してスケジュールを管理したり。また、カスタマイズ可能なホーム画面には、その時に最も関連性の高い情報が表示されるので、これまで以上に簡単に必要な情報へアクセスできます。---「なんでも Evernote ...

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‎Evernote Scannable

‎Scannable を使えば紙類の管理も簡易化できます。契約書、領収書、名刺など大切な書類をすべてスキャンして、簡単に保存、共有しましょう。高品質のスキャンをどこででも- 素早くスキャン: 書類、領収証、ホワイトボードなどにカメラを向ければ、Scannable が即座にスキャンします。- 時間を節約: Scannable では自動的に回転、切り取り、画質調整が行われ、スキャンした書類は見やすく読みやすい形に整えられます。- 保存と共有: スキャンした書類は同僚にメールやテキストで送ることができます。また PDF や JPG ファイルに書き出し...

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Scannableは書類をカメラで撮影すると、紙の部分を自動的にトリミングして、歪み補正をしてくれます。

さらにすごいのはEvernoteと連動しているところ。
撮影したものを画像データのJPGか書類のPDFデータとして、Evernoteのしかるべきノートブック(フォルダー)に保存することができるんです。

データの読み出しは、スマホはもちろんのこと、パソコン上でも可能なのでとっても便利。

10年前は、こんな簡単にスキャンして保管できるなんて考えられませんでした。
しかも無料アプリなんて！

一度使い方をマスターしちゃえば、進級時期以外にも活用できるのでオススメです。

そして私は今回も、スマホで昨年のデータを見ながら提出書類に記入しています。
だんだんスマホ画面では見にくくなってきたので、老眼鏡が必要ですが・・・。

提出する前に、Scannableで撮影するのを忘れずに！

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古後 静

北欧ライフスタイル好きの収納空間プランナーです。住宅建築業界を経た後、整理収納サービス提供12年超え。【整理収納】×【住宅設計】両視点から考える収納設計のTipsをご紹介します。丁寧な暮らしに憧れるのに「面倒くさい」が口癖の元リケジョ。ラクするための家事効率アップの仕組み作りが得意な反面、『日々の暮らし』を楽しむことにも挑戦中。